مكاتب وأقلام التوثيق الواقع والطموح

 

سعت وزارة العدل خلال الفترة الأخيرة إلى إعادة ضبط أعمال التوثيق بالصورة السليمة والسير بخطوات حثيثة نحو الارتقاء بهذا القطاع الهام وتلافي أوجه القصور الذي ساد هذا القطاع محاسب اشتعال المنازعات القضائية وإقلاق الأمن والسكينة وارباك أجهزة الدولة الناتج عن مشاكل التوثيق وتحرير العقود والتصرف بصورة عشوائية ومنفلتة.

القضائية سعت إلى التعرف عن واقع اعمال مكاتب وأقلام التوثيق والتوجهات التي مضى فيها هذا القطاع وماهي الصعوبات والعوائق التي يواجه اعمال مكاتب وأقلام التوثيق والحلول والمقترحات لمواجهة تلك الصعوبات كل ذلك وأكثر تجدونه في سياق التقرير التالي:

تقرير/ معتصم شرف الدين

 

اختصاصات اعمال مكاتب واقلام التوثيق

بداية يتحدث مدير عام التوثيق بوزارة العدل أحمد القبلاني عن اختصاصات مكاتب واقلام التوثيق حيث يقول يحدد المستوى التنظيمي لمكاتب التوثيق في نطاق محاكم الاستئناف بمستوى إدارة ويتبعها أقلام التوثيق في نطاق المحاكم الابتدائية ويحدد مستواها التنظيمي بمستوى قسم وتتكون مكاتب التوثيق من عدة أقسام وهي قسم الرقابة والتفتيش وقسم الأمناء وقسم الاحصاء وتقنية المعلومات وتشمل اختصاصات التوثيق في تنفيذ خطط الوزارة المتعلقة بتنظيم وتطوير أعمال مكاتب وأقلام التوثيق ورفع التقارير الدورية إضافة إلى الرقابة والتفتيش على اعمال الأمناء وأقلام التوثيق وتنظيم وتطوير مهمة الأمين وإقامة دعوى المساءلة التأديبية أمام لجنة التأديب ضد الأمين المخالف لمهامه وواجباته وفقاً للإجراءات النصوص عليها في القانون كما يتم استقبال ملفات ترشيح الأمناء المرفوعة للمكتب من أقلام التوثيق واستيفاء إجراءاتها القانونية تمهيداً لعرضها على لجنة صدد الأمناء ومتابعة الإجراءات اللازمة بشأنها وتذوين بيانات الأمناء وحفظ صور من ملفاتهم وإعداد الدفاتر والسجلات المتعلقة بإعمالهم وتجديد تراخيص الأمناء وفقاً للإجراءات المنصوص عليها واتخاذ الإجراءات اللازمة لتوزيع الاعمال بين العاملين في المكتب بمختلف اقسامه بناءً على اقتراح من رؤساء الاقسام والمتابعة والإشراف على تحسين وتطوير اداء العمل في أقلام التوثيق وإعداد تقارير كفاءة الاداء السنوية لرؤساء الاقسام وأقلام التوثيق والعاملين بالمكتب وأقلام التوثيق ورفعها إلى الوزارة وجمع البيانات والمعلومات الاحصائية المتعلقة بأعمال مكتب وأقلام التوثيق والأمناء واعداد الدراسات والمقترحات التي تهدف إلى تطوير وتحسين اعمال التوثيق ورفع المقترحات إلى الوزارة بشأن احتياجات مكتب وأقلام التوثيق التابعة له وتحديد الاحتياج من الدورات التدريبية للعاملين بمكتب وأقلام التوثيق والرفع بها للوزارة.

ويضيف مدير عام التوثيق أحمد القبلاني أن قلم التوثيق بتكون في نطاق المحاكم الابتدائية من الوحدات التالية وهي وحدة التوثيق ووحدة الأمناء ووحدة الإحصاء والمتابعة ووحدة المعلومات والأرشيف، ولأقلام التوثيق عدة اختصاصات فيما تلقى المحررات العرفية والتصديق على توقيع ذوي العلاقة فيها    وتوثيقها وتحرير وتوثيق المحررات التي توجهها التشريعات النافذة أو يطلب ذو العلاقة توثيقها، واستيفاء الرسوم المقررة قانوناً على كل محرر حرره أو وثقة وحفظ سجلات ودفاتر تحرير العقود المحررة أو الموثقة من قبلكم وصدور الأوراق التي تثبت صفة ذوي العلاقة إضافة إلى حفظ صور المحررات التي تم توثيقها واعداد فهارس للمحررات التي تم توثيقها وإثبات المحررات العرقية وتاريخها في السجلات المعدة لذلك وإثبات المحررات الرسمية في السجلات المعدة لذلك وإعطاء الشهادات بحصول التصديق على التوقيعات من واقع السجلات والتأثير على الدفاتر التجارية وتحرير الاحتياجات بإثبات الامتناع من قبول أو وفاء الأوراق التجارية وتحرير وتوثيق صكوك الوصية.

هذا وقد قرر قانون التوثيق استقلالية اعمال التوثيق عن أعمال المحاكم وجعلها بذلك ثالث ثلاثة اعمال السلطة القضائية المتمثلة في الفصل في المنازعات والادعاء العام والتوثيق وتكمن أهمية التوثيق في انه تستقر به الحقوق والمراكز القانونية وتدرى به المنازعات فيخف بذلك الحمل على السلطة القضائية والعكس ينتج العكس.

 

أهمية التوثيق بالنسبة للمواطن والدولة

بدورة يقول رئيس قلم التوثيق العقاري بأمانة العاصمة عادل الجرموزي تكمن أهمية التوثيق بالنسبة للمواطن في انها تعد من أهم الوسائل والطرق لإثبات وحفظ حقوقه الناتجة عن تعاملاته وتعاقداته مع الغير وهو ما يسهم في الحد من نشوء أي خلافات بين المواطنين حيث أن حدوث الخلافات بين ناتج عن عدم تحرير وتوثيق تصرفاتهم وتعاملاتهم الشرعية والقانونية سواءً ما كان فيها متعلق بالحقوق المدنية كسندات الدين وعقود البيع التأجير وغيرها.

ويضيف الجرموزي أنه من المعلوم لدى الجميع أنه عندما يتم تذوين وكتابة تلك العقود والمحررات لدى الشخص المكلف بتلك المهمة هو الموثق أو الأمين وتوثيق ما تم تحريره لدى الأمين بالجبهة المختصة وهو قلم التوثيق وبالتالي فإن المواطن قد قام بالإجراء الصحيح في طريق ضمان حقه وتجنب الوقوع في أي خلافات مستقبلاً لا سيما أن من يقوم بتحرير وتوثيق تلك التصرفات في محررات رسمية قد استوفى كافة اركان وشروط صحة تلك المحررات كونها تتم من قبل موظفين ذوي معرفة وكفاءة وسبق اجتيازهم للامتحانات التي يوجهها قانون التوثيق ولائحته لمن يتولى تلك المهام.

ويوضح الجرموزي أن أهمية التوثيق بالنسبة للدولة عن المعلوم أن توثيق تصرفات وعقود المواطنين يسهم بشكل أساسي في استقرار تعاملاتهم والحد من أي نزاعات قد تحدث أمام القضاء وأجهزة الضبط القضائي وهذا يسهم بشكل اساسي على استقرار كافة مجالات الحياة اليومية في الدولة بما ينعكس إيجاباً في تنامي القطاع الاستثماري والتجاري وكذلك يسهم في استقرار الجانب الأمني من خلال الحد من المشاكل والخلافات بين المواطنين.

 

واقع وأداء مكاتب واقلام التوثيق

يقول المحامي محمد لقمان أن واقع واداء قطاع التوثيق بشكل عام تطوير وتحسن كبير في مستواه خلال السنوات الخمس الماضية منذ بداية شهد حملة المراجعة والرقابة والتأديب للأمناء وكتاب المحررات والتي كانت خطوة غير مسبوقة حقيقة وبحسب لوزارة العدل وقطاع التوثيق الوصول إلى مرحلة الضبط والتنظيم لأعمال التوثيق إلى درجة يشكرونه عليها خاصة أن هذا القطاع قد عانى من السياب والانفلات والعبث خلال الثلاثين السنة الماضية لدرجة أدت إلى اشتعال المنازعات القضائية وتصاعدها سنوياً وتعقيدها وتسببها في اعمال القتل وإقلاق الأمن والسكينة وارباك أجهزة الدولة بما ينتج عن مشاكل التوثيق وتحرير العقود والتصرفات بصورة عشوائية ومنفلتة وانتشار كتابة البيوع والعقود الكل من هب ودب وبصورة تعد جرائم تزوير ونصب واحتيال ورغم خطورة ذلك الوضع إلا أنهه قد ضل كما هو ولم تعره السلطات السابقة إلى اهتمام بل ساهمت في استمراره وتغذيته ولكن واقع التوثيق اليوم لا يقارن بوضعه سابقاً رغم انه لازالت هناك سلبيات وممارسات مخالفة للقانون وما زالت جهود الرقابة والتقييم والتأديب للأمناء بحاجة إلى تعزيز وتشديد ولا تنكر أن هناك أداء منضبط وتحت الرقابة والتأديب وسيكتمل ضبط اعمال التوثيق بضم السجل العقاري لوزارة العدل وهو الوضع الصحيح الذي كان يجب أن يتم منذ عقود نظراً للارتباط الوثيق بينهما.

بدوره يقول مدير عام التوثيق أحمد القبلاني على الرغم من قلة الكادر الوظيفي وشحة الامكانات المادية والمالية وعدم توفر البنية التحتية اللازمة لعمل التوثيق من غرف كافية للعمل ومكاتب ودواليب وأجهزة ومعدات إلكترونية وغيرها فقد بذلت مكاتب وأقلام التوثيق جهود كبيرة في سبيل تقديم الخدمات  وإنجاز الأعمال الموكلة إليهم حيث قامت مكاتب التوثيق بتنفيذ العديد من المهام والمسؤوليات المناطة بهم ضمن توجه الوزارة وتوجهات القيادة لتصحيح أوضاع الأمناء وضبط منتحلي صفة الأمين وإجراءات الرقابة والتفتيش على أعمال التوثيق والأمناء بالإضافة إلى ما تقوم به مكاتب التوثيق من تنظيم عملية ترشيح الأمناء واختبارهم وتفعيل لجان القبول والتأديب والعمل على تسهل إجراءات توثيق المحررات بشكل عام كما أن أقلام التوثيق تقوم بجهود كبيرة في انجاز اعمال التوثيق والمصادقة على المحررات مع وجود قصور وإختلالات في هذا الجانب بسبب قلة الكادر وكثافة العمل وضعف الإمكانات حيث يقوم بالعمل في أغلب الأقلام وخاصة في المناطق الريفية والمحافظات النائية موظف واحد أو اثنين ويقوم كذلك إلى جانب عمله بأعمال أخرى في المحكمة كأمانة السر والصندوق وغير ذلك ومع ذلك فإن الجهود وإنجاز الخدمات المطلوبة من أقلام التوثيق كبيرة وخاصة في إجراءات الترشيح للأمناء والرقابة والتفتيش عليهم والتأشير على سجلاتهم وإجراءات التحقيق مع المخالفين وغير ذلك من المهام والواجبات المناطة بهم.

ويضيف القبلاني أنه ويهدف إصلاح وتطوير نظام التوثيق في الجانب العقاري والدي يعتبر أحد الأولويات الرئيسية لخطط الإصلاحات العامة للدولة بشكل عام والإصلاحات القضائية بشكل خاص وتنفيذ ذلك كان ولا بد من افراد العمل في الجانب العقاري في جهة متخصصة ولهذا الفرص عملاً بنص المادة (3) من قانون التوثيق رقم (7) لسنة 2010م التي تجيز لوزير العدل إنشاء أقلام توثيق متخصصة فقد تم انشاء أقلام توثيق عقارية متخصصة في عدد (3) محافظات وهي الأمانة وصنعاء وصعده كمرحلة أولى وذلك بالقرار الوزاري رقم (469) لسنة 1444هـ وقد تم العمل بالقرار المشار إليه وكنت تجربة ناجحة رغم الصعوبات وشحة الإمكانات وحالياً تم ضم السجل العقاري وتبعيته لوزارة العدل في مصلحة واحدة مع التوثيق تسمى مصلحة السجل العقاري والتوثيق والعمل جاري لترتيب الوضع الجديد للتوثيق والسجل العقاري وفقاً للائحة الجديدة.

من جانبه يوضح رئيس قلم التوثيق العقاري بأمانة العاصمة عادل الجرموزي أن ومن خلال الواقع العملي فإن مهام أعمال توثيق المحررات والوثائق ذات الطابع العقاري ومن خلال ما تم ملاحظته مند انشاء قلم التوثيق العقاري هو تنامي الوعي بين أوساط المواطنين في المجتمع بضرورة توثيق كافة تصرفاتهم ووثائقهم العقارية لدى التوثيق العقاري وكذلك السجل العقاري حيث ظهر ذلك حالياً وبشكل واضح من خلال الطلبات المقدمة للقلم وبشكل متصاعد يعكس تنامي الوعي لدى المواطنين والحرص على توثيق وثائقهم العقارية لدى قلم التوثيق.

والخطوة التي قامت بها قيادة وزارة العدل بإصدار قرار إنشاء أقلام توثيق عقارية في أمانة العاصمة ومحافظة صنعاء ومحافظة صعده كخطوة أولى تختص دون غيرها من أقلام التوثيق بتحرير وتوثيق المحررات العقارية يعكس اهتمام قيادة وزارة العدل واستشعارها بالأهمية البالغة لهذا النوع من المحررات بهدف الاسهام بشكل فعال في الحد من المنازعات العقارية.

 

الصعوبات والمعوقات التي تواجه اعمال التوثيق

وعن الصعوبات والمعوقات التي تواجه المواطنين بخصوص التوثيق يقول المحامي محمد لقمان

انها تنحصر معظمها في جانب التسجيل العقاري وعدم معالجة تسجيل مشكلة تسجيل وقيد أصول المبيع إضافة إلى تدني مستويات كثيرة من الأمناء وعدم تأهيلهم وإلمامهم بالقوانين المنظمة لشروط صحة المحررات والعقود وشروط وضوابط التوثيق وتحرير التصرفات وأهمها التأكد من صفات الطرفين وأهليتهم ووثائق ملكية المتصرف للمبيع ومعظم الإشكالات التي تواجه المواطنين تعود معظمها للسجل العقاري إجراءاته العشوائية والمعقدة والتي تعد حجر عثرة أمام القيد العقاري واعتقد أن ضم مصلحة السجل إلى قطاع التوثيق بالوزارة سيحل كل هده المشكلات نظراً لوحدة القرار ووحدة الجهة.

من جانبه يوضح مدير عام التوثيق أحمد القبلاني عن أهم المعوقات والصعوبات التي تواجه اعمال التوثيق والمتمثلة في قلة الكوادر المؤهلة والنوعية مثل القانونيين للرقابة والتفتيش وفحص ملفات الأمناء والفنيين كطباعين ومشغلي أجهزة الحاسوب لإدخال البيانات أولاً بأول إضافة إلى عدم وجود احتياجات العمل اليومية مثل القرطاسية ومستلزمات الحفظ والارشفة بالإضافة إلى عدم توفر أجهزة الحاسوب خصوصاً بعدا إنشاء نظام إلكتروني للتوثيق كما أن أقلام التوثيق تمارس حالياً مهامها واختصاصاً دون أي حافز ودون نفقات تشغيل رغم أهمية وخطورة هه المهام كما أن الكثير من رؤساء المحاكم قد توقفوا عن توفير القرطاسية لأقلام التوثيق بداعي الاستقلال الفني والقانوني لأقلام التوثيق ولأنه قد سبق أن تفضل معالي الوزير بإصدار توجيهات باعتماد الحواجز ونفقات التشغيل إلا أن ذلك لم يتم بسبب إفادة الشؤون المالية بعدم توفر الاعتمادات المالية ومع العلم أنه قد تم تخصيص حوافز شهرية لمدراء المحاكم الابتدائية وغيرهم دون أقلام التوثيق التي تعد أكثر أهمية من تلك الوظائف.

كما تعاني أقلام التوثيق من عدم قيام أغلب رؤساء المحاكم الابتدائية بالفصل في التظلمات المقدمة إليهم من ذوي الشأن بخصوص رفض الموثقين لتوثيق المحررات وفقاً للمادتين (18-29) من قانون التوثيق والبعض منهم يقوم بالرد على التظلمات بصيغة توجيهات للموثقين لا تنطبق عليها شروط القرارات القضائية المسببة.

ويضيف القبلاني أن من الصعوبات التي تواجه التوثيق ضعف الوعي لدى المواطنين بأهمية التوثيق وصعوبة التنقل بسبب البعد ووعورة الطريق وتدني المستوى المعيشي للمواطنين.

كما أن هناك ملاحظات وقصور ومشاكل سواءً ما يتعلق بتنظيم عمل الأمناء أو ما يتعلق بالشروط والخطوات والإجراءات المتعلقة باختيار وقبول المرشحين لمزاولة مهنة الأمين ومنها عدم قيام بعض مكاتب وأقلام التوثيق بمتابعة الأمناء لتجديد تراخيص مزاولة المهنة أولاً بأول واتخاد الإجراءات اللازمة حيال المتخلفين وموافاة الوزارة بذلك وعدم قيام بعض مكاتب وأقلام التوثيق بالإجراءات اللازمة حيال الأمناء المعترضين أولاً بأول وموافاة الوزارة بذلك وعدم قيام بعض مكاتب وأقلام التوثيق بإحالة العاجزين عن مزاولة المهنة إلى لجان قبول الأمناء أولاً بأول لإصدار القرارات اللازمة بشأنهم وموافاة الوزارة بذلك وعدم قيام مكاتب وأقلام التوثيق بإعداد تقارير سنوية لعمل المكتب والاقلام التابعة له وكذلك تقييم كفاءة الأداء للأمناء إضافة إلى قيام بعض مكاتب وأقلام التوثيق بتقسيم مناطق لا توجد مسمياتها في كتاب التعداد السكاني للعام 2004م وطلب بعض أقلام التوثيق إعادة تقسيم مناطق شاغرة لعدة اعتبارات بعد أن سبق اعتمادها من الوزارة بناءً على مقترح التقسيم من تلك الأقلام والتي كان من المفترض دراسة أسباب التقسيم بعناية ودقة مثل رفعها إلى الوزارة وقيام بعض مكاتب وأقلام التوثيق مؤخراً بفتح باب الترشيح في مناطق بحسب اعتمادها من الوزارة بالمسميات الواردة في كتاب الإحصاء للعام 1994م بعد أن تغيرت مسمياتها في كتاب إحصاء 2004م دون الرجوع إلى الوزارة.

إضافة إلى وجود تداخل في الاختصاص المكاني لبعض أقلام التوثيق وفقاً للاختصاص المكاني للمحاكم الابتدائية مثل أمانة العاصمة وقيام بعض مكاتب وأقلام التوثيق يتوجه المواطنين الراغبين للترشيح لمزاولة مهنة الأمين بتقديم طلباتهم إلى الوزارة لاعتماد المناطق الشاغرة مع أن العكس هو الصحيح.

 

مقترحات وحلول للصعوبات التي تواجه اعمال التوثيق

حيث يوضح مدير عام التوثيق بوزارة العدل أحمد القبلاني بأن هناك عدة مقترحات وحلول لمواجهة الصعوبات التي تواجه اعمال التوثيق ومنها:

توفير الكوادر القانونية للتنظيم والتحقيق والتفتيش وكذلك فحص ودراسة المناطق الشاغرة من الأمناء وملفات المرشحين والاشراف والرقابة الميدانية على اعمال الأمناء وزيادة نفقات التشغيل لمكاتب التوثيق بما يتناسب مع حجم العمل إضافة إلى توفير ألة تصوير لكل مكتب توثيق وأجهزة حاسوب ومستلزمات الربط الشبكي لكل مكتب وقلم توثيق لتنفيذ نظام التوثيق الإلكتروني واعتماد شهري للقرطاسية ونفقات التشغيل لتسيير العمل اليومي وتوفير مكاتب ودواليب ورفوف للأرشفة كما نأمل مخاطبة هيئة التفتيش القضائي للتعقيب على رؤساء المحاكم بالفصل في التظلمات المقدمة إليهم من ذوي الشأن بخصوص رفض الموثقين لتوثيق المحررات.

واعداد برامج للتوعية بأهمية التوثيق عبر وسائل الإعلام المختلفة وبالنسبة للمناطق البعيدة يتم تغطيتها بالأمناء من أصحاب الكفاءة والسمعة الجيدة وتأهيلهم وتدريبهم لمواكبة التطور والتحديث المستمر.

وبخصوص قصور ومشاكل تنظيم عمل الأمناء فإننا نقترح على عقد ورشة عمل تضم مدراء مكاتب التوثيق في إطار محاكم الاستئناف لدراسة كل الملاحظات والمشاكل واوجه القصور والاخطاء التي تواجه سير عمل مكاتب وأقلام التوثيق نظراً لأهمية وظيفة مدراء مكاتب التوثيق لأنهم سلاح الوزارة في الميدان وهم من العمل على تدريب العاملين بأقلام التوثيق على تجاوز الملاحظات واوجه القصور والاخطاء وهمة ايضاً من يحرك العمل في لجان قبول وتأديب الأمناء بحكم مهامهم.